Obowiązujące przepisy nakładają obowiązek kwalifikowania i gromadzenia akt powstających w toku działalności urzędu w określony, jednolity sposób. Określają również obowiązki prowadzenia określonych rejestrów i ewidencji. Prowadzenie innych rejestrów jest uzasadnione w przypadku spraw jednorodnych i masowo napływających i pozwala na gromadzenie informacji w sposób szczególnie uporządkowany.

W archiwach gromadzi się materiały archiwalne oraz dokumentacje niearchiwalną. Do materiałów archiwalnych zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego. Dokumentacją nierchiwalną jest dokumentacja mająca czasowo znaczenie praktyczne. Przechowuje się ją w archiwum zakładowym przez okres ustalony obowiązującymi przepisami.

Poszczególne komórki organizacyjne urzędu prowadzą ewidencje, rejestry i archiwa, zgodnie ze swoim zakresem rzeczowym:

Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego

• Zbiór przepisów gminnych
• Rejestr uchwał rady gminy
• Rejestr interpelacji i wniosków radnych.
• Rejestr uchwał komisji rady gminy
• Rejestr zarządzeń wójta
• Rejestr zarządzeń kierownika jednostki

Stanowisko do spraw promocji, komunikacji społecznej i obsługi Rady Gminy

• Rejestr instytucji kultury 
• Rejestr wniosków o udzielenie informacji publicznej

Stanowisko do spraw organizacyjnych i kadrowych

• Rejestr skarg i wniosków
• Rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw
• Archiwum zakładowe

Urząd Stanu Cywilnego

• Rejestry wydawanych i utraconych dowodów osobistych – w posiadaniu od roku 1975r.
• Księgi stanu cywilnego  – w posiadaniu księgi stanu cywilnego z lat: 1935, 1936, 1937 i 1945.  Od roku 1946 – pełny zakres dokumentów urzędu stanu cywilnego , w tym skorowidze alfabetyczne: aktów urodzeń, małżeństw i zgonów
• Rejestr wydanych zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą
• Ewidencja ludności
• Stały rejestr wyborców
• Rejestr zaświadczeń komisji egzaminacyjnych (dotyczy nadawania stopnia awansu zawodowego nauczycielom)
• System informacji oświatowej - zbiór danych o spełnianiu obowiązku nauki oraz zbiory danych z baz danych oświatowych szkół oraz jednostek obsługi szkół, z terenu gminy.

Stanowisko do spraw inwestycji, gospodarki nieruchomościami i zagospodarowania przestrzennego

• Rejestr decyzji o warunkach zabudowy
• Rejestr  decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego o znaczeniu powiatowym i gminnym
• Rejestr  planów miejscowych
• Rejestr wniosków o sporządzenie lub zmianę planu

Stanowisko do spraw rolnictwa i ochrony środowiska

• Publicznie dostępny wykaz danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie

Stanowisko do spraw środków z funduszy unijnych i krajowych

• Ewidencja działalności gospodarczej - ewidencja jest jawna i dane osobowe w niej zawarte nie podlegają przepisom ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002r. Nr 101, poz. 926, z późn.zm.)

Stanowisko do spraw obsługi informatycznej urzędu, kultury fizycznej i ochrony zdrowia

• Rejestr wydanych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych

Stanowisko do spraw drogownictwa i gospodarki komunalnej

• Ewidencja dróg gminnych

Stanowisko do spraw inwestycji i rozwoju gminy

• Gminna ewidencja zabytków

Referat Finansowy

• Ewidencja podatkowa
• rejestr zwolnień 5 –cio letnich z tytułu nabycia gruntów na powiększenie lub utworzenie gospodarstwa rolnego
• rejestr ulg inwestycyjnych
• rejestr ulg żołnierskich
• rejestr umorzeń zaległości podatkowych
• rejestr odroczeń zaległości podatkowych
• rejestr odroczeń terminów płatności
• rejestr umorzeń odsetek za zwłokę
• rejestr zaświadczeń potwierdzających okresy pracy w rolnictwie
• Rejestry zaświadczeń w sprawach podatkowych
• Wykaz podatników będących przedsiebiorcami, którym umorzono zaległości podatkowe
• Ewidencja księgowa podatków i opłat
• Ewidencja wysłanych upomnień
• Ewidencja tytułów wykonawczych

Udostępnianie danych z rejestrów, ewidencji i archiwów

Dane zawarte w prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach mogą być udostępniane na zasadach określonych w przepisach prawa.

Udostępnianie należy do komórki organizacyjnej urzędu, stosownie do jej zakresu działania.

W rejestrach dotyczących uchwał rady gminy i zarządzeń wójta ewidencjonuje się akty prawne organów gminy, których treść udostępnia się w Biuletynie Informacji Publicznej. W przypadku aktów nie udostępnionych zastosowanie mają zasady określone w ustawie o dostępie do informacji publicznej.

Większość rejestrów i ewidencji, również archiwum urzędu stanu cywilnego, prowadzona jest w postaci zbiorów danych osobowych i przy udostępnianiu danych w nich zawartych mają zastosowanie przepisy ustawy o ochronie danych osobowych.

Jeżeli przepisy odrębnych ustaw przewidują w odmowę dostępu do danych lub dalej idącą ochronę niż to wynika z ustawy o ochronie danych osobowych, stosuje się przepisy tych ustaw.

Przepis szczególny może zezwalać na udostępnianie danych (powszechna dostępność, jawność).

Dane osobowe udostępnia się osobom i podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy przepisów prawa (np. osobom, których dane dotyczą, organom administracji publicznej, organom wymiaru sprawiedliwości, organom kontroli skarbowej, innym organom realizującym zadania ustawowe). Dane osobowe udostępnia się również innym podmiotom i osobom, jeżeli w sposób wiarygodny uzasadnią potrzebę posiadania takich danych ( wykażą interes prawny, uwiarygodnią interes faktyczny w otrzymaniu danych), a udostępnienie danych nie naruszy praw i wolności osoby.

Dane osobowe udostępnia się na pisemny, umotywowany wniosek chyba, że przepis innej ustawy stanowi inaczej. Wniosek powinien zawierać informacje umożliwiające wyszukanie w zbiorze żądanych danych osobowych oraz wskazywać ich zakres i przeznaczenie.

KARTA INFORMACYJNA

Udostępnianie danych zgromadzonych w rejestrze publicznym.

Podmiotowi publicznemu oraz pomiotowi niebędącemu podmiotem publicznym, realizującym zadania publiczne na podstawie odrębnych przepisów albo na skutek powierzenia lub zlecenia przez podmiot publicznych ich realizacji, dane zgromadzone w rejestrze publicznym udostępnia sie na pisemny wniosek zawierający dane, o których mowa w § 2 ust. 2 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 27 września 2005r. w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym (Dz.U. Nr 205, poz. 1692).

Podmiot wnioskujący o udostępnienie danych z rejestru  musi posiadać zabezpieczenia techniczne i organizacyjne niezbędne do uzyskania dostępu do danych zgromadzonych w rejestrze, chroniące dane przed dostępem osób nieupoważnionych.

Dane uzyskane z rejestrów publicznych mogą być wykorzystane wyłącznie do realizacji zadania publicznego. Podmiot, któremu udostępniono dane zgromadzone w rejestrze, odpowiada za bezpieczeństwo i integralność uzyskanych danych.

Dane zgromadzone w rejestrze publicznym Wójt Gminy Raczki udostępnia na warunkach, w sposób, w zakresie i w terminie określonym  w przepisach, na podstawie których prowadzony jest rejestr. Jeżeli przepisy te nie określają terminu, dane udostępnia się nie później niż w terminie 14 dni od dnia doręczenia wniosku o ich udostępnienie.

Dane udostępnia sie w formie pisemnej lub na nośnikach elektronicznych (dyskietka, CD). Dane w formie elektronicznej udostępniane są w formatach: doc. txt, xls.

Informacja o zasadach udostępniania danych z ewidencji, rejestrów archiwów, zgodnie z przepisami szczególnymi zawarta jest w kartach informacyjnych, według zakresu spraw prowadzonych przez poszczególne komórki organizacyjne urzędu ("Załatwianie spraw").